Soluções · Contabilidade

Caixa de entrada compartilhada para escritórios de contabilidade que vivem de prazos

Cada e-mail de cliente com um responsável definido, projetos isolados e o período de pico sob controle — sem uma cobrança por usuário que penaliza você ao aumentar a equipe.

A resposta curta

O inrelay é uma caixa de entrada compartilhada para escritórios de contabilidade: conecte o info@ ou contato@ uma vez, e cada e-mail de cliente vira uma conversa com um responsável, um status e um espaço privado para o time discutir. O acesso é delimitado por espaço de trabalho, os rascunhos aguardam a aprovação de uma pessoa, e o preço é fixo por escritório — sem cobrança por usuário.

Em um escritório de contabilidade, o e-mail não é apenas correspondência — é o trabalho. O comprovante que o cliente finalmente envia, a dúvida sobre prorrogação de prazo, o terceiro pedido dos mesmos extratos bancários. Quando tudo isso fica na caixa de e-mail pessoal de um sócio, o escritório tem um ponto único de falha: a cliente que enviou um e-mail direto fica sem resposta na semana em que ela está em uma conferência, e ninguém mais sabe que aquela conversa existe.

Aí chega a época de entrega das declarações e o volume triplica, sob prazos legais que não se importam se a mensagem foi lida. Esquecer uma resposta em julho é constrangedor. Esquecer uma resposta em março pode fazer o cliente perder o prazo de entrega.

01 · O que os escritórios precisam

O que os times de contabilidade realmente precisam

Nada passa em branco na época de declaração do IR. O aumento do volume é previsível; as ferramentas devem absorvê-lo. Cada mensagem do cliente precisa de um responsável e de um status visível, para que a conversa parada há quatro dias reapareça antes que o cliente ligue para o sócio-diretor.

Um histórico único por cliente, ao longo dos anos e das equipes. “O que dissemos a eles sobre isso no ano passado?” deve ser uma busca rápida, não uma escavação arqueológica na caixa de entrada de um sênior que já saiu.

Confidencialidade delimitada por projeto. As informações financeiras de um cliente estão entre os dados mais sensíveis de um escritório. A equipe de contabilidade não precisa visualizar clientes fiscais; um profissional temporário precisa exatamente da parcela do escritório em que está trabalhando, nada mais.

Cobrança de documentos que não consome horas dos sócios. A maior parte da caixa de entrada de um escritório consiste em pedir coisas e esperar por coisas. A espera precisa ser visível e os pedidos precisam ser simples e ágeis.

Respostas rotineiras fora das mãos dos sócios. “Quais documentos preciso para a minha declaração?” tem uma única resposta certa. Ela não deveria ser digitada do zero, com valor de hora de sócio, quarenta vezes em um mês de fevereiro.

02 · Como o inrelay se encaixa

Requisito por requisito, com toda a honestidade

O que o escritório precisaComo o inrelay atende a isso Nada passa do prazoCada e-mail ganha um responsável e um status — novo, precisa de resposta, aguardando, atrasando — para que conversas paradas reapareçam sozinhas. Triagem e direcionamento envia cada mensagem para a mesa certa, e a detecção de colisão impede que dois membros da equipe dêem respostas diferentes ao mesmo cliente. Um histórico único por clienteO histórico completo da conversa fica no espaço de trabalho compartilhado, com notas internas e @menções ao lado de cada conversa — nunca visíveis para o cliente. Quando alguém sai, suas conversas são reatribuídas, não perdidas. Confidencialidade por projetoEspaços de trabalho separados delimitam quem vê o quê, com segurança em nível de linha na camada de banco de dados — a página de segurança descreve exatamente como, e exatamente quais certificações ainda não possuímos. Cobrança de documentosMarque uma conversa como aguardando, adie-a para a data de acompanhamento e responda com trechos salvos — a solicitação de checklist que levava cinco minutos agora leva cinco segundos. Respostas rotineiras, sem custo altoUma base de conhecimento no seu próprio domínio responde às dúvidas frequentes antes que virem e-mails. O agente de IA cria rascunhos de resposta para o restante — em todos os planos, controlado por um limite mensal de respostas que o escritório define — e uma pessoa aprova cada envio, porque nesta profissão a escolha das palavras é o próprio trabalho.

Uma caixa de entrada compartilhada para escritórios de contabilidade só vale a pena se toda a empresa puder usá-la — é por isso que o plano Team custa um valor fixo de $ 79 por mês e os membros da equipe não são cobrados por usuário. A equipe temporária em janeiro não custa nada a mais, e os escritórios que mantêm cada projeto em seu próprio espaço de trabalho isolado mudam para o plano Studio ($ 149+ por mês por conjunto de espaços de trabalho), com preço baseado em espaços de trabalho — nunca em usuários.

03 · Uma manhã de março

Uma semana de prazo, do início ao fim

Uma cliente responde às 21h com metade dos documentos solicitados e uma pergunta sobre o pagamento estimado. Durante a noite, o agente IA etiqueta a conversa, a direciona para o espaço de trabalho fiscal e cria dois rascunhos: uma confirmação listando exatamente quais documentos ainda faltam e uma resposta para a pergunta dos pagamentos com base em respostas anteriores do seu escritório. Às 8h, o sênior responsável lê ambos, ajusta uma frase e aprova. A conversa passa para o status de espera, adiada para sexta-feira — quando reaparece sozinha se os documentos não chegarem. A sócia nem precisou abrir a caixa de entrada, e a cliente recebeu a resposta antes do segundo café.

A client conversation about missing documents, snoozed out of the inbox until it is due, with the snoozed badge magnified in a detail panel
04 · Integrações

O que se conecta hoje, de forma transparente.

O inrelay ainda não se integra nativamente com sistemas de gestão como Karbon, Canopy ou TaxDome, e não vamos fingir o contrário. O que ele conecta é o canal que seus clientes realmente usam: o e-mail da sua empresa via Gmail, Microsoft 365 ou IMAP — além do chat ao vivo no seu site e de uma base de conhecimento para as perguntas frequentes de todos os clientes. Seu sistema de gestão mantém o histórico de contratos; o inrelay mantém a conversa tranquila.

CENTRAL

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Todos os formatos de equipe para os quais o inrelay foi feito, em um só lugar.

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Triagem, processos e comunicação com clientes com um responsável definido.

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Anúncios, fechamentos e clientes que esperam uma resposta hoje.

Para o setor imobiliário → BASE

A caixa de entrada compartilhada

A essência de tudo: uma única caixa de entrada para toda a sua empresa gerenciar junta.

Como funciona →
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Dê a cada e-mail de cliente um responsável.

Conecte o endereço da empresa em minutos — preço único e fixo, sem cobrança por usuário, tranquilidade até março.

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Perguntas respondidas.

Os clientes conseguem perceber que estamos usando uma caixa de entrada compartilhada?
Não. As respostas saem do próprio endereço de e-mail da sua empresa, exatamente como antes. Os clientes percebem apenas uma coisa: são respondidos mais rápido, e nunca duas vezes com respostas diferentes. Notas internas e @menções nunca ficam visíveis para eles.
Quem na empresa pode ver os e-mails de um cliente?
Apenas as pessoas a quem você der acesso a esse espaço de trabalho. Equipes diferentes — fiscal, contabilidade, consultoria — podem operar em espaços de trabalho separados, e a separação é garantida com segurança em nível de linha no banco de dados, não apenas oculta na interface. A página de segurança explica claramente o que fazemos e quais certificações ainda não possuímos.
O volume no período de declarações custa mais caro?
Não. O volume nunca é limitado nos planos de preço fixo do inrelay — nenhuma mensagem de cliente é perdida no meio de um prazo e não há taxas adicionais por uso. O único limite é o orçamento mensal de respostas do agente de IA, que você define e visualiza; se ele acabar, o agente pausa a criação de rascunhos e a caixa de entrada continua funcionando normalmente. Como o preço é fixo por empresa, a equipe temporária nunca aumenta a fatura. Detalhes na página de preços.
A IA vai responder aos clientes sobre as finanças deles por conta própria?
Nunca. O agente faz a triagem, etiqueta e cria rascunhos; uma resposta só é enviada quando alguém no escritório a aprova. Para e-mails que envolvem orientação legal ou técnica, essa trava não é um recurso — é um requisito. Aprovar antes de enviar detalha o que a IA nunca faz sem você.

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Dê respostas mais rápidas aos seus clientes e as noites de volta para sua equipe.

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