Oplossingen · Accountancy

Gedeelde inbox voor accountantskantoren die leven van deadlines

Elke klant-e-mail op naam van een medewerker, dossiers gescheiden gehouden en het aangifteseizoen opgevangen — zonder een factuur per gebruiker die je straft voor het uitbreiden van je team.

Het korte antwoord

inrelay is een gedeelde inbox voor accountantskantoren: koppel info@ of admin@ eenmalig, en elke e-mail van een klant wordt een gesprek met een verantwoordelijke, een status en een besloten ruimte voor het team om te overleggen. Toegang wordt afgebakend per werkruimte, concepten wachten op menselijke goedkeuring en de prijs is vast per kantoor — niet per medewerker.

Bij een accountantskantoor is e-mail geen correspondentie — het is het werk zelf. Het jaaroverzicht dat een klant eindelijk opstuurt, de vraag over uitstel op 12 april, het derde verzoek om dezelfde bankafschriften. Als dat allemaal in de persoonlijke mailbox van één partner staat, heeft het kantoor een kwetsbaarheid: de klant die alleen haar heeft gemaild krijgt geen antwoord in de week dat zij op een congres is, en niemand anders ziet überhaupt dat de thread bestaat.

Dan breekt het aangifteseizoen aan en verdrievoudigt het volume, met wettelijke deadlines die er geen boodschap aan hebben of een bericht is gezien. Een gemist antwoord in juli is gênant. Een gemist antwoord in maart kan een klant een aangiftedatum kosten.

01 · Wat kantoren nodig hebben

Wat accountantsteams echt nodig hebben

Niets schiet erbij in tijdens het aangifteseizoen. De piek is voorspelbaar; de software moet die opvangen. Elk klantbericht heeft een eigenaar en een zichtbare status nodig, zodat een thread die al vier dagen wacht vanzelf bovendrijft voordat de klant de managing partner opbelt.

Eén dossier per klant, door de jaren en medewerkers heen. “Wat hebben we ze hier vorig jaar over verteld?” moet een zoekopdracht zijn, geen archeologische opgraving in de mailbox van een vertrokken senior.

Vertrouwelijkheid afgesteld op het dossier. De financiële gegevens van een klant horen bij het meest gevoelige dat een kantoor beheert. Het boekhoudteam hoeft niet rond te kijken bij belastingklanten; een tijdelijke aangiftemedewerker heeft alleen toegang nodig tot het gedeelte waaraan die werkt, niets meer.

Achter documenten aangaan zonder dat het partneruren kost. Het grootste deel van de inbox van een kantoor bestaat uit dingen vragen en op dingen wachten. Het wachten moet inzichtelijk zijn en het vragen moet efficiënt zijn.

Routineantwoorden weg bij de partners. “Welke documenten heb ik nodig voor mijn aangifte?” heeft maar één juist antwoord. Dat hoort niet veertig keer in februari opnieuw getypt te worden tegen partneruurtarief.

02 · Hoe inrelay past

Eis voor eis, eerlijk vergeleken

Wat het kantoor nodig heeftHoe inrelay daaraan voldoet Niets schiet erbij in rond de deadlineElke e-mail krijgt een verantwoordelijke en een status — nieuw, antwoord nodig, wachtend, dreigt te verlopen — zodat verwaarloosde threads vanzelf bovendrijven. Triage en routing stuurt elk bericht naar het juiste bureau, en detectie van dubbele antwoorden voorkomt dat twee medewerkers dezelfde klant verschillend beantwoorden. Eén dossier per klantDe volledige geschiedenis van een thread staat in de gedeelde werkruimte, met interne notities en @vermeldingen naast elk gesprek — nooit zichtbaar voor de klant. Als iemand vertrekt, worden diens threads herverdeeld, niet verloren. Vertrouwelijkheid per dossierGescheiden werkruimtes bepalen wie wat ziet, afgedwongen met beveiliging op rijniveau in de databaselaag — de beveiligingspagina beschrijft precies hoe, en welke certificeringen we nog niet hebben. Achter documenten aangaanMarkeer een thread als wachtend, sluimer deze tot de datum van opvolging en antwoord met opgeslagen tekstfragmenten — het opvragen van een checklist dat vroeger vijf minuten kostte, duurt nu vijf seconden. Routineantwoorden, voordeligEen kennisbank op je eigen domein beantwoordt veelgestelde vragen voordat het e-mails worden. De AI-agent stelt antwoorden op voor de rest — bij elk pakket, beheerd via een maandelijks antwoordbudget dat het kantoor instelt — en iemand keurt elke verzending goed, want in dit vak is de formulering het werk.

Een gedeelde inbox voor accountantskantoren bewijst pas zijn nut als het hele kantoor erin kan werken — daarom kost het Team-abonnement een vaste $ 79 per maand en betaal je nooit per medewerker. Seizoenskrachten in januari kosten niets extra's, en kantoren die elk dossier in een eigen geïsoleerde werkruimte onderbrengen, stappen over op het Studio-abonnement (vanaf $ 149 per maand per bundel werkruimtes), geprijsd per werkruimte — nooit per gebruiker.

03 · Een ochtend in maart

Eén deadlineweek, van begin tot eind

Een klant reageert om 21:00 uur met de helft van de gevraagde documenten en een vraag over haar geschatte betalingen. 's Nachts labelt de agent de thread, leidt deze naar de belasting-werkruimte en stelt twee dingen op: een bevestiging met precies de documenten die nog ontbreken, en een antwoord op de betalingsvraag gebaseerd op eerdere antwoorden van het kantoor. Om 08:00 uur leest de senior op het dossier beide berichten, scherpt één zin aan en keurt ze goed. De thread verandert in 'wachtend' en wordt gesluimerd tot vrijdag — wanneer hij automatisch opnieuw verschijnt als de documenten er nog niet zijn. De partner heeft haar inbox niet eens geopend en de klant had al bericht voor haar tweede kop koffie.

A client conversation about missing documents, snoozed out of the inbox until it is due, with the snoozed badge magnified in a detail panel
04 · Integraties

Wat er vandaag koppelt, in alle eerlijkheid.

inrelay integreert nog niet rechtstreeks met praktijkbeheersoftware zoals Karbon, Canopy of TaxDome, en we doen niet alsof dat wel zo is. Wat het wel verbindt, is het kanaal dat je cliënten echt gebruiken: de e-mail van je kantoor via Gmail, Microsoft 365 of IMAP — samen met livechat op je website en een kennisbank voor de vragen die elke cliënt stelt. Je praktijkbeheersysteem bewaart het klantdossier; inrelay houdt de gesprekken rustig.

HUB

Alle oplossingen

Elke teamvorm waarvoor inrelay is gebouwd, op één plek.

Bekijk oplossingen → JURIDISCH

Advocatenkantoren

Intake, dossiers en cliëntcommunicatie met een vaste eigenaar.

Voor advocatenkantoren → MAKELAARDIJ

Makelaardij

Aanbod, overdrachten en cliënten die vandaag nog antwoord verwachten.

Voor makelaardij → BASIS

De gedeelde inbox

De kern van alles: één inbox waarin het hele kantoor samenwerkt.

Hoe het werkt →
Start vandaag

Geef elke e-mail van een cliënt een eigenaar.

Koppel het adres van het kantoor in enkele minuten — één vaste prijs, teamleden kosten nooit extra, rust in maart.

Gratis startenBekijk prijzen

Vragen, beantwoord.

Kunnen cliënten zien dat we een gedeelde inbox gebruiken?
Nee. Antwoorden worden verzonden vanaf het eigen adres van je kantoor, precies zoals voorheen. Cliënten merken één ding: ze krijgen sneller antwoord, en nooit twee keer een ander antwoord. Interne notities en @vermeldingen zijn nooit zichtbaar voor hen.
Wie binnen het kantoor kan de e-mails van een cliënt zien?
Alleen de mensen die je toegang geeft tot die werkruimte. Afzonderlijke teams — belasting, boekhouding, advies — kunnen gescheiden werkruimtes gebruiken, en die scheiding wordt afgedwongen met beveiliging op rijniveau in de database, niet alleen verborgen in de interface. De beveiligingspagina legt duidelijk uit wat we doen en welke certificeringen we nog niet hebben.
Kost een hoger volume tijdens het aangifteseizoen meer?
Nee. Het volume wordt op de vaste tarieven van inrelay nooit gemeten — er wordt geen enkel bericht van een cliënt gemist midden in een deadline, en er zijn geen kosten voor overschrijding. Het enige getal is het maandelijkse antwoordbudget van de AI-agent, dat je zelf instelt en inzichtelijk hebt. Als dat op is, pauzeert de AI-agent met het maken van concepten en blijft de inbox gewoon werken. Omdat het tarief vast is per kantoor, kost seizoenspersoneel nooit extra. Details op de prijzenpagina.
Geeft de AI zelfstandig antwoord aan cliënten over hun financiën?
Nooit. De agent sorteert, labelt en stelt concepten op; een antwoord wordt pas verzonden als iemand binnen het kantoor het goedkeurt. Bij adviserende e-mails is die drempel geen functie — het is een vereiste. Goedkeuren voor verzending legt uit wat de AI nooit zonder jou doet.

Krijg grip op je DM's.

Geef je klanten sneller antwoord en je team hun avonden terug.

Download voormacOS Download in deApp Store Download viaGoogle Play

Desktop en mobiel. Gratis voor solo.