Lösungen · Recht

Gemeinsamer Posteingang für Kanzleien, in dem jede Nachricht eine Zuständigkeit hat

Anfragen beantwortet, bevor die Konkurrenz reagiert, Mandanten-E-Mails, die nicht im Postfach eines Partners untergehen, und nichts wird versendet, bevor eine Person in der Kanzlei es freigibt.

Die Kurzfassung

inrelay ist ein gemeinsamer Posteingang für Kanzleien: Binde intake@ oder office@ einmal an, und jede Mandanten-E-Mail wird zu einer Konversation mit fester Zuständigkeit, sichtbarem Status und einem privaten Bereich für interne Absprachen direkt neben dem Verlauf. Zugriffsrechte sind nach Arbeitsbereich geregelt, und von der KI entworfene Antworten warten vor dem Senden auf die Freigabe eines Menschen.

Zwei E-Mail-Fehler kosten Kanzleien reales Geld. Der erste betrifft die Erstanfrage: Wer um 21 Uhr drei Kanzleien anschreibt, beauftragt meist die, die zuerst antwortet. Eine Anfrage, die bis Montag ungelesen bleibt, ist eine Mandantschaft, die woanders unterschrieben hat. Der zweite ist Funkstille bei aktiven Mandaten: Die häufigste Beschwerde von Mandanten ist nicht schlechte juristische Arbeit — sondern keine Rückmeldung zu bekommen.

Beide Fehler haben dieselbe Ursache: Mandantenkommunikation, die in einzelnen Postfächern liegt. Die Kanzlei sieht nicht, was unbeantwortet ist, kann Anfragen während einer Gerichtsverhandlung nicht neu zuweisen und sie nach dem Weggang von Mitarbeitenden nicht rekonstruieren. Die Kommunikation eines Mandats verdient eine bessere Verwahrung.

01 · Was Kanzleien brauchen

Was Kanzleiteams wirklich brauchen

Anfragen zuerst beantwortet. Die Geschwindigkeit der Erstantwort entscheidet über Mandate. Anfragen außerhalb der Arbeitszeiten müssen gesichtet und versandbereit sein, sobald jemand sie prüfen kann — statt erst am späten Vormittag entdeckt zu werden.

Keine Mandantennachricht ohne Zuständige. Bei einem aktiven Mandat entsteht Funkstille oft durch „Ich dachte, die Assistenz hat geantwortet“. Jeder Verlauf braucht einen festen Namen und einen für das gesamte Team sichtbaren Status.

Diskretion darüber, wer was sieht. Die Verschwiegenheitspflicht einer Kanzlei macht nicht bei der Software halt. Zugriffsrechte sollten dem Mandatsteam folgen, und interne Abstimmungen sollten strukturell nicht in den Mandantenverlauf gelangen können.

Dokumentation, die Personalwechsel übersteht. Wenn jemand die Kanzlei verlässt, bleibt das dem Mandanten Gesagte nachvollziehbar — durchsuchbar für diejenigen, die das Mandat übernehmen, statt in einem deaktivierten Postfach gefangen zu sein.

Nichts wird ohne Prüfung gesendet. In einem Beruf, in dem ein Satz eine Verpflichtung sein kann, sollte kein Entwurf — ob von Mensch oder KI — das Haus verlassen, ohne dass eine Person darüber entschieden hat.

02 · Wie inrelay passt

Anforderung für Anforderung, ehrlich

Was die Kanzlei brauchtWie inrelay das löst Erstkontakt zuerst beantwortetAnfragen aus E-Mails und Website-Chat landen in einer Warteschlange. Vorsortierung und Weiterleitung verschlagwortet jede nach Absicht und leitet sie an die richtige Stelle weiter. In jedem Tarif entwirft der KI-Agent über Nacht eine Antwort, sodass die morgendliche Prüfung eine Freigabe ist, kein leeres Blatt. Jede Nachricht zugewiesenEin Verantwortlicher pro Thread, Statusanzeigen für Überfälliges und Kollisionserkennung, damit ein Anwalt und eine Fachkraft dem Mandanten nie zwei verschiedene Antworten senden. Diskretion je MandatsteamSeparate Arbeitsbereiche — Anfragen, Prozesse, Familienrecht, Nachlass — steuern, wer welche Gespräche sieht, durchgesetzt auf Datenbankebene. Interne Notizen und @Erwähnungen befinden sich direkt neben dem Thread und sind für den Mandanten nie sichtbar. Eine dauerhafte DokumentationDie vollständige Historie jedes Mandantengesprächs bleibt im Arbeitsbereich der Kanzlei, durchsuchbar und mit den Notizen des Teams im Kontext. Personalwechsel bedeuten Neuzuweisung, nicht Rekonstruktion. Prüfen vor VersandVor dem Senden prüfen ist die feste Regel des Produkts: Die KI liest, taggt und entwirft, und eine Person in der Kanzlei gibt jede ausgehende Antwort frei. Es gibt kein autonomes Senden, das falsch konfiguriert werden könnte.

Und weil ein gemeinsamer Posteingang für Kanzleien die gesamte Kanzlei abdecken sollte, kostet der Team-Tarif pauschal $79 im Monat, und Teammitglieder werden nie berechnet — eine neue Fachkraft hinzuzufügen bedeutet nie den Kauf einer neuen Lizenz. Kanzleien, die jede Praxisgruppe oder jeden Mandanten in einem eigenen isolierten Arbeitsbereich führen, wechseln zum Studio-Tarif ($149+ im Monat pro Paket von Arbeitsbereichen), abgerechnet nach Arbeitsbereichen, nie nach Nutzern.

03 · Vertraulichkeit

Sicherheit, klar gesagt

Mandantenkommunikation ist vertraulicher Bereich. Deshalb erklären wir hier genau, was inrelay verspricht — und was nicht. Jeder Arbeitsbereich ist durch Sicherheit auf Zeilenebene in der Datenbank isoliert, sodass eine Abfrage aus einem Arbeitsbereich nicht die eines anderen lesen kann. Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, Anhänge werden über signierte, ablaufende URLs bereitgestellt, und nichts von dem, was du schreibst, wird zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Die Sicherheitsseite dokumentiert alles im Detail.

Was wir nicht behaupten: inrelay besitzt derzeit keine Zertifizierung nach SOC 2, ISO 27001 oder HIPAA, und keine Software schützt die Anwaltsschweigepflicht an deiner Stelle — diese Beurteilung liegt weiterhin bei dir. inrelay ist auch keine Aktenverwaltung oder Kollisionsprüfung; es kümmert sich um die Kommunikation, und dein Kanzleisystem führt die Handakte. Wir möchten, dass du die ehrliche Variante liest, bevor du uns deine Mandanten-E-Mails anvertraust.

04 · Ein Abend in der Mandantenaufnahme

Eine Anfrage, durchgängig betreut

Um 20:40 Uhr füllt jemand das Chat-Widget auf deiner Website aus: eine Frage zum Sorgerecht, dringend auf die Art, wie Erstanfragen immer dringend sind. Der KI-Agent verschlagwortet sie als Erstanfrage Familienrecht, leitet sie an diesen Arbeitsbereich weiter und entwirft eine freundliche Antwort — was eine Beratung beinhaltet, was mitzubringen ist, ein Link zur Terminvergabe — in der Stimme der Kanzlei. Um 8:05 Uhr am nächsten Morgen liest der Anfragen-Koordinator den Entwurf, gibt ihn frei und weist den Thread dem zuständigen Anwalt zu, mit einer internen Notiz, vor der Beratung die üblichen Prüfungen durchzuführen. Der potenzielle Mandant erhielt eine Antwort, bevor eine andere Kanzlei ihre E-Mails öffnete — und keine Nachricht verließ ungeprüft die Kanzlei.

An intake enquiry in the shared inbox, tagged as a new enquiry, with an internal note the client never sees
05 · Integrationen

Was sich heute bereits verbinden lässt, ganz ehrlich.

inrelay ist noch nicht nativ mit Kanzleiverwaltungsplattformen wie Clio, MyCase oder PracticePanther integriert, und wir tun nicht so, als wäre es anders. Es verbindet den Kanal, den Mandanten tatsächlich nutzen: die E-Mail der Kanzlei über Gmail, Microsoft 365 oder IMAP, dazu Live-Chat auf deiner Website für Anfragen und eine Wissensdatenbank für Fragen, die jeder potenzielle Mandant stellt. Dein Kanzleisystem verwaltet die Akte; inrelay sorgt dafür, dass das Gespräch beantwortet bleibt.

ÜBERSICHT

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Immobilien

Objekte, Abschlüsse und Kunden, die noch heute eine Antwort erwarten.

Für Immobilien → FUNDAMENT

Der gemeinsame Posteingang

Das Herzstück von allem: ein Posteingang, den deine gesamte Kanzlei gemeinsam nutzt.

So funktioniert es →
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Fragen, beantwortet.

Wer kann die Kommunikation eines Mandanten sehen?
Nur die Personen, die du zu diesem Arbeitsbereich hinzufügst. Praxisgruppen können separate Arbeitsbereiche nutzen, und die Trennung wird durch Sicherheit auf Zeilenebene in der Datenbank durchgesetzt, nicht bloß in der Benutzeroberfläche verborgen. Interne Notizen sind für Mandanten niemals sichtbar. Die Sicherheitsseite erklärt klar, was wir tun — und welche Zertifizierungen wir noch nicht besitzen.
Antwortet die KI jemals von selbst einem Mandanten?
Nein, und es gibt keine Einstellung, die das ändert. Der Agent sortiert vor, taggt und entwirft; eine Antwort verlässt die Firma erst, wenn ein Mensch sie freigibt. In einem Beruf, in dem Formulierungen binden, ist vor dem Senden freigeben eine feste Regel des Produkts, keine Option.
Ist inrelay ein Kanzleiverwaltungssystem?
Nein. inrelay übernimmt die Mandantenkommunikation — Erstaufnahme, laufende Mandats-E-Mails, Website-Chat — mit Zuständigkeit, Weiterleitung und Prüfung. Akten, maßgebliche Fristen und Kollisionsprüfungen verbleiben in deiner Kanzleisoftware; beides läuft parallel über E-Mail.
Kann die Erstaufnahme getrennt von aktiven Mandaten weitergeleitet werden?
Ja. Richte die Erstaufnahme als eigenen Arbeitsbereich mit eigenem Team ein und leite nach Absicht weiter: Neue Anfragen an die Koordination, E-Mails von Bestandskunden an die für das Mandat zuständige Person. Ein Verlauf kann innerhalb der Kanzlei neu zugewiesen werden, sobald das Mandatsschreiben unterzeichnet ist.

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