Für Immobilien

Shared Inbox für Immobilien-Teams, die als Erste antworten

Eine leads@-Adresse für das ganze Büro — jede Anfrage innerhalb von Minuten zugewiesen, jeder Besichtigungsthread mit festem Ansprechpartner.

Die Kurzfassung

Das E-Mail-Problem in der Immobilienbranche ist die Geschwindigkeit. Eine Objektanfrage, die in fünf Minuten beantwortet wird, führt zu einer Besichtigung. Dieselbe Anfrage erst morgen beantwortet, wird zum Kunden eines anderen. Eine Shared Inbox für Immobilien gibt jeder Anfrage, Besichtigungsbitte und Transaktion eine feste Zuständigkeit — damit Käufer und Verkäufer schnell Antwort erhalten, von genau einer Person.

Die meisten Büros verwalten leads@ oder info@ auf dieselbe Weise: ein Postfach, ein gemeinsames Passwort und wer gerade am Schreibtisch sitzt. Portalbenachrichtigungen stapeln sich unter Schlüsseltresor-Bestätigungen, die Finanzierungsfrage eines Käufers bleibt während einer Besichtigung ungelesen, und zwei Makler antworten demselben Verkäufer gelegentlich mit zwei verschiedenen Besichtigungsterminen.

Daran ist niemand schuld. Das passiert mit einem normalen Posteingang, wenn ein Team dahintersteht.

Looping animation: one inquiry races down two columns; with inrelay an owner claims it and books a Saturday viewing within minutes, while the plain leads@ copy sits unread for hours and ends with the buyer going with another agent.
01 · Was Teams brauchen

Was Immobilien-Teams wirklich brauchen

Schnelle Reaktionszeit, auch abends und am Wochenende. Portale senden dieselben Käufer an mehrere Makler gleichzeitig, und wer als Erstes hilfreich antwortet, bekommt meist den Besichtigungstermin. Die Anfragen, die über den Monat entscheiden, treffen am Samstagnachmittag ein, nicht am Dienstag um zehn — deshalb muss das Tool schnelle Antworten genau dann einfach machen, wenn niemand im Büro sitzt.

Eine zuständige Person pro Käufer und Verkäufer. Eine Transaktion ist eine einzige lange Unterhaltung, zu der im Laufe der Zeit Banken, Gutachter und Notare hinzukommen. Wenn drei verschiedene Personen in diesem Verlauf mitlesen und mitmischen, werden Details erneut erfragt und Vertrauen geht verloren. Jeder Käufer und Verkäufer sollte wissen, wer die Akte bearbeitet.

Besichtigungskoordination, die reibungslos läuft. Terminverschiebungen, Bestätigungen, Zugangshinweise — kleine Nachrichten mit hohen Kosten, wenn eine untergeht. Eine Besichtigungsanfrage, die einen Tag lang liegen bleibt, wird meist zur Besichtigung eines anderen Objekts.

Antworten aus dem Auto statt vom Schreibtisch. Makler sind unterwegs zu Besichtigungen oder stehen im Stau dazwischen. Software, die einen Schreibtisch und eine ruhige Stunde voraussetzt, passt nicht dazu, wie Immobilien verkauft werden.

Weniger wiederkehrende Antworten. Hausgeld, Schulbezirke, Finanzierungsschritte, Nebenkosten — bei jedem Objekt kommen dieselben Fragen, und sie jedes Mal neu zu tippen kostet wertvolle Feierabendzeit.

02 · Passgenauigkeit

Wie inrelay passt

inrelay ist ein gemeinsamer Posteingang für Immobilienteams, der leads@ in eine Warteschlange mit Zuständigen, Statusanzeigen und — in jedem Tarif — einem Antwortentwurf verwandelt, der auf die menschliche Freigabe wartet. Anforderung für Anforderung:

Was Immobilienteams brauchen
Wie inrelay das löst
Schnelle Reaktionszeit bei jeder Anfrage
Die Sortierung verschlagwortet jede neue Anfrage nach Absicht und leitet sie in die Warteschlange der richtigen Person weiter. Der KI-Agent entwirft eine erste Antwort in deinem Tonfall, sodass das Beantworten nur einmal Durchlesen und ein Antippen zur Freigabe erfordert.
Eine zuständige Person pro Käufer und Verkäufer
Jede Unterhaltung hat eine namentlich zugewiesene Person, und die Kollisionserkennung zeigt an, wenn eine Person aus dem Team die Nachricht bereits liest oder beantwortet — so antworten niemals zwei Personen demselben Käufer.
Besichtigungsanfragen, die nie veralten
Unterhaltungen durchlaufen die Phasen „neu“, „Antwort erforderlich“, „wartend“ und „überfällig“, sodass eine Terminverschiebung, die zu lange unbeantwortet blieb, von selbst wieder auftaucht, statt unter neueren E-Mails unterzugehen.
Antworten von unterwegs
Die mobile App übernimmt Sortierung, Antworten und die Freigabe von Entwürfen vom Smartphone aus zwischen zwei Besichtigungen; die Detail-Einrichtung bleibt auf dem Desktop, wo sie hingehört.
Weniger wiederkehrende Antworten
Eine Wissensdatenbank auf deiner eigenen Domain enthält die Finanzierungsschritte und Antworten zur Nachbarschaft, die du am häufigsten tippst. Für den Rest nutzt das Team gemeinsame Textbausteine.

Zwei ehrliche Hinweise. Der KI-Agent — Entwürfe, Sortierung und Weiterleitung — läuft in jedem Tarif, auch im kostenlosen Tarif, gesteuert durch ein monatliches Antwort-Budget, das du festlegst. Wenn es aufgebraucht ist, pausiert der KI-Agent und der Posteingang läuft normal weiter. Und da die Preise als Festpreis pro Konto gelten und Teammitglieder nie einzeln berechnet werden, führt das Hinzufügen aller Makler im Büro zu keinen zusätzlichen Kosten.

03 · Ein Samstag

Ein Beispiel-Arbeitsablauf, von Anfang bis Ende

Wie eine Objektanfrage aussieht, wenn ein gemeinsamer Posteingang für Immobilien seinen Zweck erfüllt.

The leads queue with a new-lead tag and owner on a listing inquiry

16:05 Uhr — die Anfrage trifft ein

Ein Käufer fragt über ein Portal nach einem Objekt; die Benachrichtigung trifft bei leads@ ein. Die Sortierung verschlagwortet sie als neuen Lead und leitet sie an die zuständige Person weiter, die am anderen Ende der Stadt gerade einen Besichtigungstermin leitet.

16:07 Uhr — ein Entwurf wartet

Das Telefon der Maklerin zeigt einen Antwortentwurf im Tonfall des Teams mit zwei Besichtigungsfenstern für morgen. Sie passt eine Uhrzeit an, gibt ihn frei, und der Käufer erhält eine Rückmeldung, während die automatischen Antworten anderer Makler noch versprechen, sich zu melden.

Sonntag — der Verlauf entwickelt sich

Der Käufer bestätigt eine Besichtigung und fragt nach Hausgeldgebühren. Jemand aus dem Team öffnet den Verlauf, sieht den Namen der zuständigen Person und eine Notiz — „Verkäufer prüft Angebote am Montag“ — und lässt die Nachricht unangetastet.

Nach der Besichtigung — nichts geht verloren

Wenn der Käufer sich zwei Tage lang nicht meldet, rückt der wartende Verlauf nach oben in der Warteschlange, statt in Vergessenheit zu geraten — und eine optionale CSAT-Umfrage kann folgen, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

04 · Integrationen

Integrationen, die hier zählen

Die reine Wahrheit: inrelay hat heute keine direkten Integrationen für MLS, CRM oder Transaktionsmanagement, und diese Seite wird nicht so tun, als wäre es anders. Was es hat, ist der Kanal, über den fast der gesamte Lead-Fluss im Immobilienbereich bereits läuft — E-Mail — und das deckt mehr ab, als man erwartet:

  • Benachrichtigungen zu Portal-Leads. Anfrage-E-Mails von Portalen, Besichtigungsbestätigungen und telefonische Anfragen, die per E-Mail benachrichtigen, landen alle im gemeinsamen E-Mail-Posteingang, werden sortiert und erhalten wie jede andere Unterhaltung eine zuständige Person.
  • Live-Chat auf deiner Immobilien-Website. Das Chat-Widget erreicht Interessenten am Abend, die keine E-Mail geschrieben hätten, und der Chat landet in derselben Warteschlange wie leads@.
  • Eine Wissensdatenbank auf deiner eigenen Domain. Leitfäden für Käufer und Verkäufer, die wiederkehrende Fragen beantworten, bevor sie zu Nachrichtenverläufen werden.
  • Keine direkte MLS- oder CRM-Synchronisierung — Tools wie Follow Up Boss oder Dotloop sind aktuell nicht nativ angebunden. Wenn dein Arbeitsablauf davon abhängt, sag uns, welches du nutzt; das beeinflusst direkt unsere Roadmap.
  • Instagram DM — wo viel Interesse an Immobilienangeboten beginnt — befindet sich in Entwicklung und ist noch nicht veröffentlicht. Es erscheint hier, sobald es real ist, nicht vorher.
05 · In der Nähe

Andere Teams, dieselben Anforderungen.

Die Branche ändert sich, das Problem im Posteingang bleibt. Erfahre, wie derselbe gemeinsame Posteingang zu anderen Arbeitsweisen passt.

ALLE LÖSUNGEN

Jede Lösung

Die vollständige Übersicht aller Teams, für die inrelay entwickelt wurde, an einem Ort.

Alle Lösungen → LOGISTIK

Logistik

Frachten, Frachtführer, Ablieferbelege und Ausnahmen — ein dispatch@, bei dem kein Verlauf verloren geht.

Für Logistik → STEUERBERATUNG

Buchhaltungsbüros

Mandantenverläufe mit Zuständigen, sichtbaren Fristen und einem zentralen Posteingang zum Quartalsende.

Für Steuerberatungen → RECHT

Kanzleien

Aktenkorrespondenz mit Namen in jedem Verlauf und Notizen direkt daneben.

Für Kanzleien →
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Beantworte die Anfrage von 16:00 Uhr bis 16:07 Uhr.

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Fragen, beantwortet.

Kann das gesamte Büro leads@ nutzen, ohne ein Passwort zu teilen?
Ja — das ist das Herzstück eines gemeinsamen Posteingangs für Immobilienmakler. Das Postfach wird einmal verbunden; alle Makler und Koordinatoren arbeiten darin über ihren eigenen Login, mit Zuweisungen, internen Notizen und Kollisionserkennung statt eines Zettels mit Passwort am Monitor.
Wie hilft inrelay bei der schnellen Erstreaktionszeit?
Auf drei Arten: Die Sortierung verschlagwortet und verteilt jede Anfrage sofort bei Eingang, der KI-Agent hinterlässt in jedem Tarif einen fertigen Entwurf in deiner Markenstimme, und über die mobile App kann derjenige vor Ort die Antwort direkt bei einer Besichtigung freigeben. Die Antwort geht schnell, weil ein Mensch nur lesen und tippen muss, nicht selbst verfassen.
Bietet inrelay eine Integration mit unserem MLS oder CRM?
Nicht direkt, und das sagen wir lieber offen. Alles, was dich per E-Mail erreicht — Portal-Lead-Benachrichtigungen, Besichtigungsbestätigungen — läuft ganz normal ein, weil es E-Mail ist. Eine native MLS- und CRM-Synchronisation ist noch nicht fertig; wenn das der Punkt ist, der dich abhält, sprich uns an.
Antwortet die KI jemals von selbst einem Käufer?
Nein. Der Agent liest, taggt, leitet weiter und entwirft — eine Antwort geht nur raus, wenn ein Mensch sie freigibt. In einem Bereich, in dem eine falsche Besichtigungszeit einen Kunden kosten kann, ist genau dieser Schritt der Punkt; approve-before-send erklärt genau, was die KI niemals alleine tut.

Fange an, deine DMs zu steuern.

Gib deinen Kunden schnellere Antworten und deinem Team den Feierabend zurück.

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